NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT TRƯỚC KHI TỔ CHỨC YEAR END PARTY

Year end party hay còn được biết đến là tiệc tất niên, được tổ chức định kỳ vào mỗi năm. Đây là một trong những bữa tiệc quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức, công ty. Đồng thời cũng là dịp dành cho tất cả mọi người cùng nhau nhìn lại chặng đường đã qua trong một năm. Về những thành tựu đã đạt được và cả những kế hoạch tiếp theo trong tương lai. Để có thể tổ chức được một buổi tiệc tất niên chỉn chu và thành công thì cần nhiều yếu tố quan trọng. Tham khảo bài viết để biết rõ hơn nhé.

1. Year end party là gì? Ý nghĩa và vai trò

1.1 Year end party là gì?

Year end party là một trong những sự kiện thường niên tổ chức vào cuối năm của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện này không chỉ đơn giản để biểu dương những thành tựu đạt được của tổ chức và cá nhân mà còn là dịp để tất cả mọi người cùng trò chuyện, thấu hiểu nhau hơn trong chặn đường gắn bó tiếp theo. Chính vì thế, Year end party nên được tổ chức một cách trang trọng để bày tỏ sự biết ơn với công sức và quá trình của một tập thể dành cho doanh nghiệp

1.2 Ý nghĩa và vai trò của Year end party

Bữa tiệc như thay lời cảm ơn của chủ doanh nghiệp cho các nhân viên của mình vì đã cùng nhau vượt qua những khó khăn, thử thách trong suốt một năm vừa qua. Đồng thời biểu dương và trao thưởng cho những biểu hiện xuất sắc của cá nhân hoặc đội nhóm. Không chỉ đơn thuần là buổi tiệc mà đây còn là hoạt động góp xây dựng lên bản sắc văn hóa cho doanh nghiệp. Đây cũng sẽ là một dịp hiếm hoi mà tất cả thành viên trong công ty tụ tập đông đủ với nhau, tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ những thuận lợi khó khăn trong quá trình công tác. Đồng thời hoạch định ra những kế hoạch, mục tiêu cho năm mới để tất cả mọi người sẽ tiếp tục cùng nhau phấn đống trong hành trình tương lai sau này. Tập thể đoàn kết và thấu hiểu nhau thì doanh nghiệp mới có thể đi xa một cách vững mạnh.

2. Những điều cần biết trước khi tổ chức

2.1 Ý tưởng và kế hoạch cho buổi tiệc

Một chủ đề chính sẽ được triển khai trong suốt buổi tiệc. Việc xác định được ý tưởng sẽ tránh cho buổi tiệc bị lan man, dài dòng mà không diễn đạt được nội dung chính của buổi tiệc. Ngoài ra doanh nghiệp có thể gợi ý dresscode cho nhân viên để phù hợp với concept và phong cách trang trí của buổi tiệc. Kế hoạch sẽ được theo sát trên concept chính mà doanh nghiệp đã đề ra. Một buổi Year end party điển hình sẽ bào gồm các phần chính như sau

• Khai mạc: đại diện sẽ phát biểu và nêu lý do cho buổi tiệc.
• Các chương trình văn nghệ: chương trình có thể mời nghệ sĩ về hoặc do chính nhân viên tự chuẩn bị.
• Khen thưởng: biểu dương cho tập thể hoặc các cá nhân đạt thành tích tốt trong quá trình công tác
• Mini game: các trò chơi sẽ là không thể thiếu để góp phần gia tăng không khí vui tươi, sôi động cho buổi tiệc. Ngoài ra đây cũng là thời gian để có thể gắn bó các động nghiệp với nhau bằng các trò chơi tập thể.

Tùy thuộc vào mong muốn của doanh nghiệp mà kịch bản có thể thay đổi linh hoạt, đa dạng.

2.2 Lên danh sách khách mời

Cần xác định trước danh sách khách mời để chọn địa điểm phù hợp và đủ sức chứa cho tất cả các hoạt động khác. Sau khi xác định được danh sách, doanh nghiệp có thể gửi thiệp mời qua email hoặc thông báo bằng các phương tiện khác. Ngoài ra danh sách khách mời cũng hỗ trợ cho việc check in và các hoạt động khác như phân chia và bố trí vị trí ngồi phù hợp hoặc minigame,…

2.3 Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức rất quan trọng vì cần có thời gian đặt trước để giữ chỗ và set up. Về địa điểm tổ chức doanh nghiệp có thể lựa chọn không gian kín trong nhà như khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,… hoặc lựa chọn không gian ngoài trời tùy vào điều kiện và ý tưởng cho buổi tiệc. 

Trước khi lựa chọn địa điểm phù hợp cần lưu ý những điều sau

• Sức chứa: để đảm bảo không gian được thoáng mát, không bị ngột ngạt và thích hợp cho các hoạt động buổi diễn văn nghệ, giao lưu,…
• Vị trí thuận lợi: cần lựa chọn vị trí thuận tiện cho các phương tiện giao thông đi lại và dễ dàng đưa đón, bắt xe,…
• Phù hợp với concept: mỗi khách sạn, trung tâm tổ chức sẽ có phong cách trang trí riêng biệt, vì vậy lựa chọn các vị trí phù hợp với concept buổi tiệc cũng như hình ảnh của công ty rất quan trọng.
• Thích hợp với các hoạt động dự kiến: tùy theo kế hoạch định sẵn, sẽ có những hoạt động cần màn hình led, dàn âm thanh, tivi, ánh sáng,… Xác định trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức để tham khảo các dụng cụ cần thiết có được hỗ trợ tại bữa tiệc không.

2.4 Thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức Year end party thường rơi vào cuối năm. Thời gian diễn ra nên được xác định sớm để công tác chuẩn bị được diễn ra kịp thời song song đó người tham gia cũng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp các công việc cá nhân để có thể tham gia buổi tiệc. 

Thông thường vào thời gian cuối năm, các công ty đều sẽ đồng loạt tổ chức Year end party. Vì vậy, xác định được thời gian cụ thể sẽ rất thuận tiện cho việc lựa chọn địa điểm yêu thích mà không lo bị giới hạn do trùng lịch với các doanh nghiệp khác.

2.5 Ngân sách dự kiến

Doanh nghiệp cần xác định ngân sách dự kiến để thuận tiện cho việc lên kịch bản, kế hoạch cho chương trình, lựa chọn địa điểm tổ chức, hệ thống âm thanh, nhân sự tham gia, bộ phận quay phim, chụp ảnh, trang trí sân khấu, chi phí tiệc, quà tặng,…. Ngoài đó còn nhiều công tác cần chuẩn bị và tham khảo giá cả cho phù hợp với ngân sách dự kiến của doanh nghiệp. Ngân sách sẽ dựa vào quy mô cũng như số lượng khách mời tham gia vào buổi tiệc.

2.6 Lựa chọn công ty tổ chức

Đối với một buổi tiệc có quy mô cần sự chỉn chu thì sẽ cần một công ty có kinh nghiệm để đưa ra các giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Khách hàng sẽ không cần tự tay tìm kiếm hay set up cho buổi tiệc mà Công ty tổ chức sự kiện sẽ lo cho bạn từ a đến z.

Với các kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện cũng đội ngũ chuyên nghiệp, nhiệt huyết, trách nhiệm, VBE Agency luôn tự hào cam kết về chất lượng để có thể mang đến cho khách hàng sự hài lòng và tạo ra những ấn tượng riêng biệt cho buổi tiệc. Đến với VBE bạn sẽ được

• Tư vấn về ý tưởng cho buổi tiệc cùng với đó là việc lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết cho bạn tham khảo
• Âm thanh cùng các thiết bị quay chụp sẽ được hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình tổ chức sự kiện
• MC chuyên nghiệp cũng các tiết mục văn nghệ được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với concept của buổi tiệc
• Các thiết kế từ backdrop cho đến dàn dựng sân khấu sẽ được lên demo sẵn để dễ dàng hình dung và chỉnh sửa theo ý muốn
• Tổ chức minigame hoặc các hoạt động vòng quay may mắn, bốc thăm trúng thưởng,…
• Đội ngũ chuyên nghiệp luôn hỗ trợ giải quyết vấn đề và ghi hình lại các dấu ấn quan trọng tại buổi tiệc.
• Ngân sách sẽ luôn được tối ưu hóa và phù hợp với nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Tư vấn trực tiếp để trình bày các phương án khả thi theo yêu cầu

Liên hệ với VBE để nhận được tư vấn trực tiếp từ chúng tôi nhé.

Email: [email protected] . Điện thoại: 07868.93719